Может ли женщина, будущая мать, на позднем сроке устроиться на работу? Не является ли это основанием для работодателя для отказа в трудоустройстве даже если потенциальная сотрудница по остальным критериям полностью подходит работодателю и не обладает ли она особенными правами ?

Экономическое обоснование приема на работу беременной

При найме беременной, работодатель должен отправить в ФСС пояснительную записку с обоснованием найма беременной сотрудницы . Бумага составляется по форме 4-ФСС. В документе пишется о порядке приема женщин беременных и с детьми на одних и тех же положениях, с указанием о том, что не прием на работу в таких случаях карается законом.

Также в обосновании обязательно указывается, что не зависит какой срок, она проработала на предприяти и перед назначением декретных выплат и пособий. В обосновани и должен быть указан уровень зарплаты таким сотрудницам, согласно штатному регламенту.

Необоснованный отказ в приеме на работу беременной

По ТК РФ, руководитель не имеет права отказывать в трудоустройстве будущей матери по причине ее состояния.(статья 64). Согласно нормам закона, отказ в приеме на работу может быть обоснованным лишь из-за несоответствия профессиональных навыков работника требованиям предприятия. Какие причины могут быть основанием для отказа в трудоустройстве:

• отсутствие образования или недостаточная степень;
• нет навыков в нужной сфере труда;
• неподходящий возраст;
• другие ограничения при трудоустройстве на службу.

Работодатель должен письменно обосновать отказ, с указанием причины, а соискательница имеет право требовать выдачу его копии на руки. Если причина не обоснована, то он имеет право подать жалобу в суд. Если в отказе указано, что основанием для отказа стало состояние соискательницы, то работодатель будет нести за это уголовную ответственность по ст.145

Можно ли беременной отказать в приеме на работу

Есть несколько факторов, почему руководители не очень хотят принимать в штат сотрудницу, ждущую ребенка. Их не устраивает несколько вещей, связанных с таким типом сотрудниц. Во-первых, то что она будет трудиться временно, во -вторых, работодатель обязан оплатить декрет, в-третьих, сотрудница будет часто выходить на больничный и отпрашиваться,в - четвертых ее нельзя уволить.

Но все эти причины юридической силы не имеют, и если кандидатка по степени квалификации на должность подходит, то не принять ее из-за того, что она ожидает ребенка неправомерно, и нарушает закон.

Прием беременных на работу с вредными условиями труда

Можно ли беременную женщину принять на должность, где условия труда вредные? В случае, если сотрудница согласна трудиться в этих условиях, но по врачебным показаниям, ей во время ожидания ребенка нельзя это делать, то есть два пути.

Первый - руководитель переводит женщину на другую вакансию, с легкими условиями труда и удобным графиком работы. Второй - если таковой не оказалось, то работница должна составить и направить прошение руководителю, о освобождении от труда на весь срок беременности, до декретного отпуска, с сохранением средней зарплаты. После чего работодатель выносит, соответствующий приказ.

Все эти положения закреплены в ст 212.ч. 2 ТК РФ, и отказать в переводе на легкую работу или освободить от работы во время беременности и родов с сохранением оклада, работодатель права не имеет.

Имеет ли право беременная уходить с работы на прием к врачу

Беременная женщина обязана посещать врача, строго по графику. Есть ли у нее право делать это, покидая рабочее место, в удобное для себя время? По Трудовому Законодательству (статья 254), женщина беременная или имеющая детей, имеет определенные преимущества.

Сотрудница может проходить обязательные медобследования, при этом средняя зарплата сохраняется за ней. К таким обследованиям относятся и периодические врачебные осмотры. Поэтому, работодатель обязан отпускать сотрудницу для прохождения врачебных осмотров, без удержания заработной платы. Для этого, служащая должна предоставить справку о медосмотре или другой подтверждающий акт о том, что она должна посещать врача в указанное время.

Одним из основных вопросов, который встает перед кадровыми сотрудниками, является предоставление отказа в приеме на работу сотрудникам. При этом действующее законодательство предусматривает ответственность работодателя за необоснованный отказ в заключении трудовых взаимоотношений, поэтому понимать нормативы и порядок оформления данной процедуры необходимо как для самого работодателя, так и для его кадровых специалистов. Как отказать в приеме на работу без последствий для работодателя может сообщить действующее законодательство.

Правовое регулирование отказа в приеме на работу

Основным нормативным документом, каковой обеспечивает правовое регулирование трудовых взаимоотношений в, РФ является Трудовой кодекс. Данный кодекс рассматривает большую часть возможных вопросов, связанных с трудоустройством и кадровой политикой предприятия, равно как и обеспечивает защиту прав всех сторон, участвующих во взаимоотношениях трудового характера. Непосредственно вопросам приема на работу и отказа в нём посвящены различные статьи ТК РФ, однако основными из них являются:

• Статья 2 ТК РФ. Данная статья закрепляет право на труд и свободу труда, и хоть и не несёт в себе непосредственных правовых инструментов, но предусматривает определенные нормативы, касающиеся в том числе и вопросов трудоустройства.
• Статья 3 ТК РФ. Данной статьей предусматривается полный запрет на дискриминацию лиц в процессе осуществления трудовых взаимоотношений, в том числе и в вопросах трудоустройства.
• Статья 64 ТК РФ. Эта статья содержит в себе непосредственный запрет на необоснованный отказ в трудоустройстве сотрудников.
• Статья 67 ТК РФ. Она рассматривает вопросы оформления трудовых отношений, которые уже состоялись фактически, но не были подтверждены заключением договора.
• Статья 381 ТК РФ. Её нормы включают споры об отказе в заключении трудового договора в категорию индивидуальных трудовых споров.
• Статья 391 ТК РФ. Нормативы данной статьи предполагают возможность оспаривания в судебном порядке работником необоснованного отказа в трудоустройстве.

Соответственно, с точки зрения законодательства, отказ в трудоустройстве в обязательном порядке должен быть обоснованным, не содержать в себе какой-либо дискриминации, а также является недопустимым и в ряде других случаев. За таковой необоснованный отказ предприятие и его должностные лица могут быть привлечены к административной, и, в некоторых случаях – даже уголовной ответственности. Тем не менее, при правильном подходе практически любой работодатель имеет возможность отказать практически любому сотруднику в приеме его на работу без каких-либо негативных последствий.

Оформление отказа в приеме на работу по ТК РФ – законодательная процедура

С точки зрения законодательства России, оформление отказа в приеме на работу по ТК РФ является достаточно слабо урегулированным вопросом, как и весь процесс непосредственного трудоустройства в целом. Законодательство не рассматривает такие аспекты трудового процесса, как составление, оформление и просмотр резюме, проведение собеседований, отбор кандидатов в целом. Поэтому во многом кадровые специалисты не знают, как именно должен проводиться отказ кандидатам в приеме на работу.

Предусмотренные законодательно нормативы требуют соответствующего оформления отказа в приеме на работу. Таковой отказ должен выдаваться соискателю в письменном виде по его требованию с обязательным указанием причины отказа. Соответственно, необходимо знать, как правильно оформлять этот документ и в какие сроки он должен быть выдан.

Работодатель обязан оформлять отказ в письменном виде исключительно по требованию трудоустраивающегося. Если же соискатель не предоставил таковое требование, которое также должно в обязательном порядке быть письменным, то решение по вопросу оформления письменного отказа в трудоустройстве остается за самим работодателем.

Установленной законодательно формы для отказа соискателю в приеме на работу нет. Поэтому данный документ оформляется в произвольной форме. Однако в нём в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:

• Установочные данные работодателя и подписывающего отказ в трудоустройстве лица.
• Дата составления отказа.
• Точная формулировка причины отказа.

Отказ должен быть передан соискателю лично или же по почте в течение семи дней с момента подачи письменного заявления о необходимости получения такового отказа. Следует отметить, что время, в течение которого соискатель может оспорить незаконный отказ не регламентировано, поэтому таковой иск в суд может быть подан в течение длительного времени с момента непосредственного отказа в трудоустройстве.

Бремя доказывания лежит на лице, направляющем иск в суд. При этом соискатель самостоятельно должен оформить доказательства и предоставить их суду, в то время как суд в процессе будет рассматривать и документы работодателя. Однако требовать от работодателя каких-либо дополнительных документов соискатель не вправе.

В случае, если работник не требует составления письменного отказа в трудоустройстве, то работодатель никак не может быть привлечен к какой-либо ответственности за таковой отказ. Поэтому в большинстве случаев в трудовой практике отказ оформляется просто в устном виде, либо о факте отказа работодатель попросту не сообщает соискателям, если их кандидатура по каким-либо причинам не подошла субъекту хозяйствования.

Ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу и когда нельзя в таковом отказывать

Как уже было упомянуто выше, необоснованный отказ при приеме на работу является недопустимым и влечет за собой ответственность работодателя и его должностных лиц. При этом сам по себе отказ в трудоустройстве не является наказуемым – работодатель имеет право подбирать наиболее оптимальных сотрудников ля своего предприятия, исходя из их профессиональных и личностных качеств. Однозначно запрещенными причинами для отказа в соответствии с законодательством являются:

• Беременность соискательницы. Отказ в трудоустройстве беременной соискательницы по причине её беременности является недопустимым и наказывается в уголовном порядке соответственно положениям статьи 145 УК РФ.
• Дискриминация по расовому, возрастному, половому, религиозному, языковому, национальному и гражданственному признаку. Таковая дискриминация является недопустимым и при отказе именно в связи с таковыми причинами работодатель будет привлечен к ответственности.
• Перевод на работу по приглашению. Если сотрудник был приглашен на предприятие по предварительному соглашению с другого субъекта хозяйствования, отказывать ему в трудоустройстве после увольнения недопустимо.
• Отказ оформления отношений при наличии таковых по факту. Если работник был принят на основании устной договоренности и приступил к исполнению своих обязанностей, отказать ему в оформлении трудовых отношений нельзя.
• При решении суда о принудительном трудоустройстве. В случае, если работодатель обязан заключить трудовой договор с лицом по решению суда, он не имеет права отказаться оформлять таковые трудовые отношения.

Административная ответственность за необоснованные отказы в трудоустройстве предусматривается положениями статьи 5.27 КоАП РФ. В вопросах необоснованного отказа по дискриминационным причинам предполагается ответственность административного характера даже за факт публикации вакансий, содержащих таковую дискриминацию. Рассматривается данное правонарушение в статье 13.11.1 КоАП РФ.

Если работа предусматривает ограничение сотрудников по возрасту, полу, ориентации, гражданству или медицинским показаниям в рамках действующего законодательства, то в таковом случае отказ не может считаться дискриминирующим, равно как и указание соответствующих требований и ограничений в самой вакансии.

Помимо уголовной и административной ответственности, в первую очередь следует отметить, что на работодателя возлагается также гражданская ответственность. При незаконном отказе в трудоустройстве, если суд примет впоследствии сторону истца, работодатель будет обязан трудоустроить его с момента подачи соискателем заявления, выплатить все средства за вынужденные прогулы в соответствии с должностным окладом соискателя, а также имеет право требовать компенсации причиненного ему морального ущерба.

Как обосновать отказ в приеме на работу соискателю

Большое значение при отказе в трудоустройстве имеет объяснение и действия самого кадрового сотрудника или работодателя. Поэтому избежать возможных проблем при отказе работнику в приеме в штат можно еще на этапе первых контактов с ним. В частности, если кандидат однозначно не подходит на работу в связи с несоответствием должности, на каковую он претендует, отраженном в резюме, хорошим шагом будет не игнорирование такового обращения, а уведомление с благодарностью за проявленное внимание и, возможно, предложение ему подходящих вакантных должностей.

В случае, когда количество резюме крайне велико – можно составить стандартное письмо-ответ с шаблоном, которое выражало бы благодарность за проявленный интерес к компании, что однозначно будет снижать негативные эмоции кандидатов при отказе.

В случае, если отказ происходит уже на стадии собеседования, традиционной мягкой формулировкой для него является фраза «мы вам перезвоним». Однако современные тенденции отражают, что более эффективным является прямое сообщение о том, что работник не подходит с простыми рекомендациями и объяснениями, что именно послужило причиной отказа.

В ситуациях, когда прямые причины отказа являются субъективными, и обусловлены простым нежеланием кадрового специалиста брать кандидата на работу в связи с определенными его личностными особенностями, в том числе национальностью, возрастом, полом или внешним видом, лучше действовать наоборот – и не указывать на таковые.

Тревожным моментом для любого кадрового специалиста должно быть требование предоставить письменный отказ в приеме на работу. В таковом случае данное требование само по себе может являться сигналом о возможном судебном разбирательстве с соискателем впоследствии. Учитывая отведенный семидневный срок у кадровика или самого работодателя будет достаточно времени, чтобы подготовить мотивированный отказ от трудоустройства работника без каких-либо негативных последствий.

Как правильно отказать в приеме на работу без последствий

При приеме на работу работодатель имеет право выбирать кандидатов исходя из их профессиональных и личностных качеств, выбирая наиболее подходящих сотрудников для своего штата. Именно поэтому отказ в трудоустройстве считается незаконным только если у него не было фактического обоснования – при его наличии отказ любому сотруднику из любых категорий соискателей является правом каждого работодателя. И именно обоснование отказа является ключевым в последующих вопросах оспаривания данной процедуры.

Таким образом, в официальной причине отказа в трудоустройстве ни в коем случае не должны фигурировать дискриминирующие формулировки или отказ по причине беременности или иных обстоятельств, исключающих возможность отказа. Однако количество возможных формулировок является крайне большим, а суд при рассмотрении исков об отказе обращает внимание и на внутренние документы предприятия. Учитывая все эти особенности, практически всегда работодатель может отказать соискателю в трудоустройстве вне зависимости от истинных причин такового отказа, ссылаясь на абсолютно законные причины. К таковым можно отнести:

• Закрытие вакансии . В случае, когда необходимо отказать сотруднику, нужда предприятия в котором является минимальной, а необоснованный отказ может повлечь негативные последствия, а сам соискатель явно настроен на судебные разбирательства, есть возможность просто закрыть вакансию и объяснить отказ таковой причиной.
• Несоответствие требованиям . Если соискатель не соответствует установленным в вакансии требованиям, то работодатель имеет полное право отказать ему в трудоустройстве. Требования могут касаться как профессиональных умений, так и личностных качеств, однако они не должны быть неадекватно завышенными. К устанавливаемым требованиям можно отнести как стаж работы или наличие определенного образования, так и необходимые характеристики личности. В том числе, одним из самых простых требований является указание неконфликтности сотрудника – в случае подачи иска им в суд, сам факт подачи такового иска может стать для суда весомым доказательством несоответствия соискателя требованиям работодателя. Однако если работник фактически соответствует всем указанным требованиям, следует соблюдать осторожность с указанием данной причины отказа.
• Выбор другого кандидата . Прием на работу иного кандидата – достаточное обоснование для отказа в трудоустройстве. Однако таковой отказ может быть оспорен, если иной выбранный кандидат имел меньшую квалификацию и в меньшей мере соответствовал установленным работодателем требованиям.
• Отказ от прохождения испытательного срока при приеме . Работодатель вправе устанавливать для соискателей испытательный срок, за исключением некоторых категорий таковых лиц. При этом испытательный срок устанавливается соглашением работодателя и сотрудника.
• Несоответствие поданной информации реальности. Если сотрудник не предоставил доказательств своего стажа или квалификации, или предоставил неправдивую информацию, например, об отсутствии судимости при её фактическом наличии, отказ может содержать таковую формулировку.

В целом, перечень возможных причин для отказа достаточно широк. Однако лучше всего, если предварительно перед наймом новых сотрудников и размещением вакансий, внутренние правила распорядка предприятия будут содержать ряд информации, которая впоследствии сможет быть использована в защиту работодателя. В частности, к таковой информации можно отнести должностные инструкции для новых сотрудников, порядок проведения собеседований и ответственных за прием соискателей лиц, правила отбора кандидатов и иные нормативы предприятия.

Действия при отказе в приеме на работу в ходе судебных разбирательств

Если соискатель уже оспаривает действия работодателя по отказу в приеме на работу в суде, то у работодателя есть множество различных механизмов доказывания своей правоты. Стратегия действий в суде в таком случае должна рассматриваться заранее и учитывать особенности трудоустройства каждого конкретного соискателя. Наиболее распространенными способами оспаривания претензий можно назвать следующие стратегии:

• Оспаривание факта заинтересованности соискателя в работе. Если соискатель не предоставил суду документальные или свидетельские подтверждения его намерения устроиться на работу к ответчику, то ответчик имеет право требовать признания незаконности требований истца по причине отсутствия факта намерения трудоустроиться. При этом достаточным для позитивного решения в сторону работодателя будет отсутствие заявления соискателя для трудоустройства или непредоставление им хотя бы одного документа из обязательных при трудоустройстве.
• Оспаривание факта поиска новых сотрудников. Если вакансия не публиковалась с помощью официальных организаций, таких как центр занятости, то в суде есть возможность оспорить факт данной публикации, если у истца нет возможности доказать причастность работодателя к таковой публикации.
• Выдача отказа не имеющим на таковой права сотрудником. Это – наиболее распространенный и безопасный способ доказательства невиновности работодателя. В случае, если право на трудоустройство и отказ, согласно внутренним документам, определено за отдельными конкретными сотрудниками, то выдача иным работником, в том числе и сотрудником кадрового отдела официального отказа не влечет за собой никаких негативных последствий, так как таковой сотрудник просто не имел права на данные действия.
• Игнорирование обращений соискателя и оспаривание факта истребования отказа. Соискатель обязан доказать суду, что он направлял работодателю требование о предоставлении отказа в трудоустройстве в письменном виде. При этом все бремя доказательства возлагается на соискателя – ему необходимо доказать не только факт направления означенного требования, но и факт его принятия работодателем.

Как демонстрирует судебная практика, в России достаточно много исков по необоснованным отказам в трудоустройстве. Некоторые соискатели даже фактически не собираются претендовать на должность, а лишь пытаются трудоустроиться с целью получения отказа и его последующего оспаривания в судебном порядке с истребованием компенсаций. Однако судебная практика показывает, что доказать работнику вину работодателя при достаточной юридической подкованности и подготовке последнего практически невозможно, а значит – невозможно привлечь работодателя к ответственности.

С тех пор, как занимаюсь документационным обеспечением процессов управления, прошло уже более 15 лет. За этот период мне посчастливилось работать в крупнейших организациях нашей страны и повышать уровень квалификации как в области теоретических знаний, так и на практике. Но вот что не перестает удивлять: почему работе с документами уделяется столь незначительное место в организациях, ориентированных на инновационное и динамичное развитие, почему бытует мнение, что на секретаря можно возложить «все»?

И хорошо, если это Секретарь «с большой буквы», имеющий высокую квалификацию и способный выстроить весь процесс делопроизводства в организации с учетом полного цикла документационного сопровождения деятельности, а также решить остальные вопросы организационного обеспечения руководителя. Но это, скорее, исключение из правил.

В настоящее время основой процветания бизнеса является его развитие, что предполагает неизбежное увеличение документооборота в количественном и качественном выражении, требует новых подходов в области документационного сопровождения деятельности организации и дополнительных ресурсов. Приходится констатировать, что ранее установленные , , включая названия должностей и функций, периодически обновляются, но в значительной мере не соответствуют современным нуждам. При этом стандартов организационного сопровождения деятельности руководства нет вообще.

Но положительная динамика уже заложена. Сегодня многие организации, ориентированные на достижение лидерских позиций в своей отрасли, внедряют системы управления документами, обеспечивая тем самым конкурентное преимущество. При этом кардинальным образом меняется оценка значимости функции управления документами: вместо вспомогательной роли формируется устойчивое отношение к ней как к бизнес-процессу. Эту идею важно донести до топ-менеджмента своей организации, пусть и не с первого раза.

Профессии делопроизводителя, секретаря, архивариуса, специалиста ресепшн (секретариата), личного ассистента, руководителя службы ДОУ и др. следует четко разделять функционально, а также понимать, что для успешной работы в каждом из перечисленных случаев нужна разная квалификация. Зачастую руководство организаций воспринимает данные профессии как идентичные и примерно с одним и тем же функционалом: «чай-кофе, телефон, бумажки». Но каждая профессия значительно отличается, требует специальных знаний и навыков. Так же как и процесс «управление документами» в настоящее время значительно шире того, как его воспринимают далекие от него люди: в их глазах он часто сводится к регистрации «входящих-исходящих». Такие стереотипы тоже нужно планомерно трансформировать.

Это способен сделать специалист высокой квалификации, ориентирующийся в существующих государственных требованиях к документационному обеспечению, имеющий компетенции в построении логики процессов документационного сопровождения деятельности с учетом специфики конкретной организации. В крупных успешных компаниях такой специалист обычно возглавляет соответствующее подразделение, как бы оно ни называлось: руководитель секретариата, управляющий делами, начальник службы ДОУ и т.п.

Используйте стандарты - международные и отечественные!

Не случайно значимыми критериями при оценке системы менеджмента организации являются требования и стандарты в области управления документами, данные требования включены во все международные системы качества менеджмента. «Современные концепции , во-первых, рассматривают качество как главный фактор конкурентоспособности и формирования устойчивого бизнеса, а во-вторых, подчеркивают непосредственную связь между качеством продукции / услуг предприятия и качеством организации его деятельности» . Этот посыл, основанный на международных стандартах серии ISO 9001, должен быть понятен руководству вашей организации, а также владельцам бизнеса. Дальше вы можете продолжить тем, что значимыми критериями при оценке системы менеджмента организации является ее соответствие требованиям стандартов, в т.ч. в области управления документами.

И здесь я полностью солидарна с мнением Веры Иритиковой, высказанным несколько месяцев назад на страницах этого журнала: «Если требуется получить информацию о том, как работают с документами в зарубежных странах, как решаются проблемы, связанные с документами, каков уровень «зарубежного» делопроизводства, то прежде всего следует изучать стандарты ИСО, т.к. именно в них в обобщенном виде содержатся сведения о современном (уже достигнутом в некоторых странах и желаемом в других) уровне понимания значения работы с документами и оптимальных требованиях к ее организации» .

Один из международных стандартов ISO переведен и принят в качестве отечественного стандарта - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Добровольно принимая принципы СМК и рекомендации стандартов, организация должна обеспечить соответствующее качество не только в направлениях, зафиксированных в Политике организации, но и в управлении документами. Эта цель может быть достигнута при разработке и предоставлении менеджменту организации широкого комплекса инструментов - от создания документов и контроля за их исполнением до управления деятельностью организации, от формирования долгосрочной стратегии развития до оформления простейших заявок.

Как можно оптимизировать работу?

Как правило, функции документационного сопровождения деятельности организации сосредоточены в отдельном структурном подразделении. В нашей компании они закреплены за отделом документационного обеспечения Управления делами (далее по тексту - Отдел). Ценностью нашей компании является современный, мобильный топ-менеджмент, поэтому одной из задач Отдела с учетом территориально-распределенной структуры нашей организации стало создание центра компетенций и подготовка сотрудников (в т.ч. секретарей и специалистов, оказывающих первую линию организационной и документационной поддержки руководству и на ресепшн компании). Именно эти сотрудники отвечают за делопроизводство, сопровождая управленческую деятельность руководства в головном офисе и филиалах в соответствии с современными международными стандартами.

К укрупненным функциям специалистов Отдела относятся:

1. в рамках организационного сопровождения:
   • обеспечение оперативной коммуникации и работа с мини-АТС (сall-цент);
   • оформление заявок на пропуск для посетителей, направление их на согласование, ввод в пропускную систему;
   • управление совещаниями / обеспечение деловых переговоров (6 переговорных, оснащенных спецсистемой бронирования);
   • распределение заявок на автотранспорт;
   • оформление почтовых отправлений и экспресс-доставки;
   • организационное сопровождение мероприятий (совета директоров, совещаний с председателем) в соответствии с заявленными к мероприятию требованиями;
   • обеспечение своевременного обновления телефонных справочников, адресов и контактов филиалов, управляемых обществ;
   • выполнение служебных поручений руководства;
   • бронирование гостиниц, заказ автотранспорта, ж/д и авиабилетов для генерального директора и его заместителей;
   • получение, проверка доставки периодических и подписных изданий (доставка на стол руководителям);
   • услуги кофе-леди;
2. в рамках документационного обеспечения:
   • регистрация и распределение корреспонденции в СЭД;
   • обработка электронной почты;
   • первичная проверка проектов распорядительных документов и формирование замечаний;
   • подготовка, протоколирование совещаний руководства;
   • согласование, рассылка и контроль выполнения протоколов совещаний руководства в СЭД;
   • регистрация и рассылка распорядительной документации в СЭД;
   • оформление командировочных удостоверений, приказов о командировании в программном комплексе 1С для всех сотрудников организации;
   • контроль выполнения поручений генерального директора по распорядительным документам;
   • подготовка документации подразделения к сдаче в архив в СЭД;
   • методическая помощь по вопросам документационного обеспечения и регламентная поддержка и др.

Отдельные функции в СЭД по поиску документов, подготовке проектов документов, оформлению их оригиналов и дальнейшей обработке выполняют непосредственно в подразделениях, что в частности позволяет обеспечивать оперативность подготовки проектов документов, дает возможность сотрудникам компании, а главное - руководителям самостоятельно вести деловую переписку в соответствии с распределением полномочий и т.д . Самостоятельность исполнителей и руководителей позволила в свое время существенно сократить количество работников нашего Отдела . Но чтобы ситуация не вышла из-под контроля, процессом нужно управлять и предлагать удобные механизмы пользователям со встроенным алгоритмом действий, направленным на исключение непреднамеренных ошибок. Это потребовало разработки и внедрения качественных методических материалов (регламентов), а также СЭД .

Пример 1

Распредение функций между сотрудниками Отдела и иных подразделений в рамках процесса «Издание распорядительного документа генерального директора»

Свернуть Показать

Приведу самый простой пример - издание типового распорядительного документа (далее - РД) генерального директора с помощью СЭД. Порядок действий следующий:

• Исполнитель: создание проекта РД по шаблону в СЭД.
• Сотрудник Отдела: первичная проверка на соответствие правилам, установленным для РД, регистрация проекта или возврат на доработку.
• Согласующие лица: согласование проекта или направление замечаний.
• Исполнитель: отработка замечаний; направление на утверждение.
• Сотрудник Отдела: проверка правильности прохождения процедуры согласования, отработки замечаний.
• Подписант: подписание или возврат на доработку.
• Сотрудник Отдела: регистрация документа, рассылка заданий на исполнение, постановка на контроль, публикация на портале.
• Исполнитель по поручению в РД: получение утвержденного документа на исполнение, само исполнение, направление отчета в Отдел.
• Сотрудник Отдела: создание контрольных заданий по каждому поручению, получение и обработка отчетов, снятие с контроля, перемещение в оперативный архив.

Чтобы обеспечить возможность выполнения обозначенного комплекса работ:

1. в штате нашего подразделения были выделены сотрудники, обладающие профессиональными знаниями и опытом организации данных процессов, а также
2. разработана концепция процессного управления документационным обеспечением, в том числе разработаны внутренние регламенты по делопроизводству и использованию системы электронного документооборота (СЭД).
   В систему документационного обеспечения и корпоративного управления вошли регламенты, определяющие порядок действий и ответственных по следующим процессам:
   • процесс «корреспонденция»;
   • процесс «распорядительная документация»;
   • процесс «контроль исполнения решений руководства»;
   • процесс «документационное обеспечение управления»;
   • процедура адаптации (инструкции по работе в СЭД для новых сотрудников);
   • шаблоны управленческой документации и маршруты их движения;
   • концепция работы сотрудника ресепшн (требования к внешнему виду, коммуникации, графику);
   • должностные инструкции каждого сотрудника Управления делами.

В условиях высокой занятости имеющегося персонала и его постоянной нехватки важнейшим фактором качественного документационного обеспечения компании стали:

1. унификация и установление единых правил работы с документами, настройка рабочих инструментов, обеспечивающих автоматизацию документационных процессов;
2. разделение зон выполнения операций с документами;
3. установление сроков на каждую операцию.

Одним из таких инструментов стала автоматизированная корпоративная система электронного документооборота (СЭД). Внедрение СЭД в рамках обозначенного выше инструментария произошло в компании в 2009 году, это позволило сократить документооборот за счет контроля и снижения количества разновидностей документов, а также удерживать численность нашего Отдела вплоть до 2012 года на уровне 2009 года .

Но компания развивается, и в 2012 году рядовым сотрудникам и руководителю Отдела стала очевидна «перегрузка» нашего подразделения. Возник вопрос: как донести эту мысль до руководства в преддверии планирования ресурсов на 2013 год?

Как доказать, что пора увеличивать штат?

Если в вашем подразделении не хватает персонала, совсем не обязательно, что кадровая служба сама это «увидит» и решит проблему. Как известно, спасение утопающих - дело рук самих утопающих. Поэтому предлагаю простой подход, который может применить руководитель подразделения, чтобы, во-первых, разобраться в ситуации самому и, во-вторых, иметь факты для принятия решения и аргументации в высших инстанциях.

Каждую функцию сотрудников подразделения можно выделить, сформулировать, замерить по времени и описать в таблице. Средние количественные показатели по образующимся документам можно взять из реестров регистрации отдельных видов документов. Собранные данные лучше перенести в Excel для последующих расчетов (см. Пример 2).

Согласно расчету, приведенному в Примере 2, получается, что для выполнения обозначенных функций мало имеющихся 3 человек, т.к. в расчете уже отражено превышение процентной нагрузки на каждого сотрудника, которая составляет более 100%. Соответственно, во избежание негативных последствий требуется увеличение численности. Еще нужно учитывать:

• что новый сотрудник в течение как минимум 3 месяцев должен пройти адаптацию и освоение необходимых функций прежде, чем начнет работать в полную силу ;
• прогнозируемый ежегодный прирост документооборота (в нашей компании он составляет около 30%);
• должен быть ресурс на развитие компетенций, в успешных компаниях постоянно внедряются новые технологии и правила.

Таким образом, при приеме на работу в наше подразделение нового сотрудника в начале следующего года можно надеяться на благополучное завершение его адаптационного периода к 30.03.2013. Т.е. примерно после этой даты можно говорить о возможности полноценного ввода нового сотрудника и его допуска к самостоятельной работе, об адекватном распределении функций по персоналу, исключая фактор нагрузки сверх нормы.

Отмечу, что в государственных нормах имеются формулы, которые должны использоваться специалистами кадровых подразделений при формировании общей численности персонала организации. Причем формулы включают в себя еще и специальные коэффициенты, учитывающие затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п., в т.ч. коэффициент невыходов на работу , который редко берется в расчет работодателем. Т.е. планируя нагрузку на персонал, работодатель может не учитывать, что в периоде выполнения должностных обязанностей каждого сотрудника должно быть запланировано время отдыха, что он обязательно будет уходить в отпуск и может брать больничный. В подобных случаях дополнительная нагрузка, как правило, должна быть распределена на других сотрудников, у которых в свою очередь:

• либо должен быть предусмотрен резерв «свободного» рабочего времени,
• либо дополнительная нагрузка должна быть задокументирована соответствующим образом и оплачена по соглашению сторон (согласно ст. 151 Трудового кодекса РФ).

Мы не закладывали в своем расчете подобные дополнительные коэффициенты, а измеряли «чистую» нагрузку, поэтому нужно понимать, что ее реальный размер выше показателей, приведенных в Таблице Примера 2.

Кроме того, в обозначенном расчете прослеживается несоответствие принципам мотивации сотрудников, т.к. при существующей нагрузке сложно вовлечь сотрудников в процессы повышения качества услуг, обучения и наставничества, взаимозаменяемости, приверженности ценностям корпоративной культуры . У каждого сотрудника должно быть представление о возможности развития и усовершенствования своих навыков, нацеленность на достижение высоких производственных показателей, благодаря которым развитие и улучшение качества услуг компании происходит постоянно, переходя год от года на новые качественные уровни. Но при нагрузке, описанной в Примере 2, можно констатировать, что ресурса на развитие компетенций сотрудников нет.

Выводы:

1. Наиболее понятным аргументом для современных руководителей становится язык цифр и, напротив, абстрактным может показаться неконкретная жалоба на перегруженность персонала. Поэтому мы сформулировали функции и рассчитали нагрузку на имеющийся персонал. Этим же путем можете последовать и вы.
2. Необходимым условием успешного развития полученных результатов будет являться корректное планирование работы будущих периодов, поэтому вышеприведенный расчет проводился для того, чтобы наглядно продемонстрировать прямую зависимость увеличения количества функций или объема документооборота на численность задействованного профильного персонала, который принимает на себя основную нагрузку центра компетенций по документационному обеспечению компании.
3. Если положительное решение об увеличении штатной численности не может быть принято своевременно, следует пересмотреть перечень функций сотрудников и исключить из него функции, выполнение которых превышает норму, во избежание юридических рисков и негативных последствий из-за некорректного оформления трудовых отношений с работниками, а также снижения качества документационного сопровождения управления организации.

Сноски

Свернуть Показать

З ачастую прием на работу женщины незадолго до отпуска по беременности и родам влечет отказ ФСС России в возмещении (зачете) выплаченного работодателем пособия по беременности и родам. Рассмотрим правомерность ­данной ­позиции, судебную практику и способы отстоять выплату пособий.

Законодательство

Назначение и выплата пособия осуществляются работодателем по месту работы застрахованного лица (ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее - Закон № 255-ФЗ). Выплата пособия производится за счет средств ФСС РФ (ст. 4 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей», далее - Закон № ­81-ФЗ). При этом фонд вправе не принимать к зачету расходы на пособия, произведенные с нарушением законодательства (подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного ­социального страхования», далее - Закон № 165-ФЗ).

Отметим, что отношения по обязательному социальному страхованию возникают у работодателя по всем видам обязательного социального страхования с момента заключения с работником трудового договора (подп. 1 п. 1 ст. 9 Закона № 165-ФЗ). При этом в законодательстве и подзаконных актах четко прописаны . К примеру, для выплаты пособия по беременности и родам декретница должна предоставить заявление на отпуск по беременности и родам и листок нетрудоспособности . И нигде в нормативных правовых актах не сказано, что выплата пособия зависит от ­продолжительности работы у данного работодателя.

Хотелось бы обратить внимание и на следующее: если на открытую вакансию претендует женщина, находящаяся на большом сроке беременности, то факт ее положения не должен быть поводом для отказа в заключении трудового договора. Ведь несмотря на то, что заключение трудового договора с конкретным лицом является правом, а не обязанностью работодателя, запрещено отказывать в приеме на работу по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами работников (ч. 2 ст. 64 ТК РФ). При этом в законодательстве прямо прописано, что нельзя отказать в заключении трудового договора женщине по мотивам, ­связанным с ее ­беременностью (ч. 3 ст. 64 ТК РФ).

К сведению

Свернуть Показать

Необоснованный отказ в приеме на работу женщины по мотивам ее беременности наказывается штрафом в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо обязательными работами на срок до 360 ч (ст. 145 УК РФ).

Имейте в виду, что существуют виды работ, на которых женщины во время беременности не имеют права трудиться. Данный запрет на работу обусловлен особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной защите (ч. 3 ст. 3 ТК РФ). К примеру: работы, выполняемые вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ), работы, связанные с перемещением сверхнормативных тяжестей (ст. 253 ТК РФ), и т.д. В этих случаях отказ в приеме на работу будет обоснованным.

Судебная практика

Специалисты фонда, отказывая в возмещении (зачете) «детского» пособия, обосновывают это искусственно созданной ситуацией (фиктивный прием на работу) для выплаты государством пособия. При этом арбитражная практика разнообразна и противоречива. Рассмотрим ­различные ситуации и доказательную базу по ним.

Выиграл фонд

Чиновники утверждают, что возмещение средств из ФСС является восстановительной мерой, направленной на компенсацию реальных затрат страхователя. При этом создание предпринимателем искусственной ситуации для получения средств фонда исключает удовлетворение заявленных требований (приложение к письму ФСС РФ от 21.03.2005 № ­02-18/07-2407).

Поэтому формальное соответствие требованиям законодательства представленных предпринимателем в ФСС РФ документов не является ­основанием для возмещения ему спорных расходов.

Судебная практика

Свернуть Показать

Создание страхователем искусственной ситуации для получения средств фонда является основанием для отказа в удовлетворении требования о возмещении таких расходов. При этом формальное соответствие требованиям законодательства представленных предпринимателем документов не является основанием для возмещения ему спорных расходов (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.08.2013 по делу № А27-17272/2012 и от 12.08.2013 по делу № ­А46-29711/2012).

Под понятием «незадолго до отпуска по беременности и родам» сотрудники фонда имеют ввиду не только «за несколько дней», но и ­«несколько месяцев».

Особенно не нравится инспекторам, когда сотрудница была принята на должность, которая отсутствует в штатном расписании.

Судебная практика

Свернуть Показать

Три сотрудницы были приняты на работу незадолго до предоставления отпуска по беременности и родам на должности, которые отсутствуют в штатном расписании. Арбитры пришли к выводу, что работодателем была создана ситуация, направленная на неправомерное возмещение расходов на выплату пособия (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.02.2015 № Ф04-15969/2015 по делу № А03-2336/2014 (определение ВС РФ от 17.06.2015 № 304-КГ15-6291 по делу № А03-2336/2014)).

Подозрительно выглядит появление новой штатной единицы с окладом, в разы превышающим среднюю зарплату у работодателя.

Судебная практика

Свернуть Показать

ФСС РФ пришел к выводу, что работодатель преднамеренно ввел в штат новую должность с окладом, превышающим в 5,8 раз оклад руководителя (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18.07.2013 по делу № А27-21583/2012). Похожий вывод прозвучал в постановлениях Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.11.2014 по делу № А20-4973/2013 и Уральского округа от 16.02.2015 № Ф09-9718/14 по делу А60-12490/2014.

Арбитры понимают, что руководитель вправе принять на работу любое лицо и установить ему вознаграждение в любом размере, главное, чтобы с этих выплат уплачивались налоги и взносы. Тем не менее, когда речь идет о возмещении пособий, предпринимателям приходится обосновывать необходимость установления большой заработной платы ­работникам.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суды приняли во внимание то, что руководитель вправе принять на работу любое лицо и установить ему вознаграждение в любом размере. Однако решение вопроса о правомерности предъявления к зачету расходов, произведенных в пользу работницы, не может ставиться в зависимость от наличия у руководителя полномочий в сфере трудовых и гражданско-правовых отношений (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.06.2013 по делу № А67-3900/2012 и ­Арбитражного суда Поволжского округа от 27.02.2015 № Ф06-20870/2013 по делу № А57-5953/2014).

Не понравится специалистам фонда и выплата сотруднице несоизмеримо большой премии накануне ухода в отпуск по беременности и родам.

Судебная практика

Свернуть Показать

Е.А. Акатова выполняла трудовые обязанности 15 дней, за которые ей начислен заработок и премия, более чем в 3 раза превышающая размер премий, выплаченных другим работникам (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 31.10.2014 № Ф08-7756/2014).

Для получения возмещения пособия работодатель должен не только доказать факт выплаты заработной платы и отчисления соответствующих взносов, но и подтвердить реальность трудовых отношений. Предпринимателей обязывают доказывать фактическое выполнение декретницами конкретных видов работ с учетом их профессиональных познаний.

Если хозяйственную деятельность предприниматель вел самостоятельно, без привлечения наемных работников, а потом «неожиданно» принял на работу декретницу, то этот факт так же не останется незамеченным.

Судебная практика

Свернуть Показать

А.И. Дворяк (единственный сотрудник у ИП) отработала в должности финансового директора в 2011 г. 4 дня в октябре, 4 дня в ноябре и 4 дня в декабре. Остальное время сотрудница находилась в отпуске без сохранения заработной платы. После ухода А.И. Дворяк в декретный отпуск должность осталась вакантна (постановление ФАС Поволжского округа от 18.01.2013 по делу № А12-8226/2012).

Если сотрудница после отпуска по беременности и родам (по уходу за ребенком) будет у этого же предпринимателя реально работать, то этот факт не повлияет на решение фонда не возмещать пособие за предыдущий период (когда, по мнению чиновников, она была фиктивно принята на работу).

Судебная практика

Свернуть Показать

В определении ВС РФ от 26.08.2014 по делу № 306-ЭС14-342 прозвучало, что приведенные в заявлении доводы о том, что сотрудник выполняет рабочие функции в 2014 году, не опровергает выводы судов об отсутствии реальных трудовых ­отношений в 2012 году.

Усугубит положение отсутствие реальной финансовой возможности работодателя оплатить зарплату (выплата зарплаты за счет заемных средств).

Судебная практика

Свернуть Показать

Причинами отказов в возмещении пособий являлись: незначительный срок работы до наступления страхового случая; выплата зарплаты за счет заемных средств, отсутствие доказательств реального осуществления трудовых обязанностей (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.05.2013 по делу № А10-1920/2012 (определение ВАС РФ от 10.10.2013 № ВАС-13467/13) и ФАС Поволжского округа от 04.06.2014 по делу № А12-14862/2013).

Если же заимодавцем для выплаты заработной платы или пособия является сама декретница, то вас с большой вероятностью обвинят в злоупотреблении правом на возмещение пособия.

Судебная практика

Свернуть Показать

Арбитры установили, что частично заработная плата и частично пособие по беременности и родам были выплачены за счет заемных средств, принадлежащих самой декретнице. При этом у работодателя отсутствовала производственная необходимость принятия работницы, и не были представлены доказательства фактического исполнения ею трудовых обязанностей (постановление ФАС Дальневосточного округа от 04.03.2013 № Ф03-563/2013).

Если сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам (отпуск по уходу за ребенком) в день приема на работу, то ФСС РФ и вовсе ­считает, что реальные трудовые отношения отсутствовали.

Судебная практика

Свернуть Показать

В день приема на работу сотруднице был предоставлен отпуск по уходу за ребенком, в дальнейшем ей был сразу предоставлен отпуск по беременности и родам. Фонд доказал отсутствие необходимости введения в штатное расписание, принятия на работу юриста (на время отсутствия сотрудницы новый работник не принимался) и отсутствие фактических трудовых отношений (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 07.04.2015 № Ф06-21794/2013 по делу № А72-4384/2014).

Особое внимание чиновники обращают на сотрудников, которые являются родственниками предпринимателя.

Судебная практика

Свернуть Показать

В данном случае супруге предпринимателя была установлена экономически не обоснованная заработная плата. При этом после ее ухода в декретный отпуск обязанности финансового директора (арбитры решили, что указанная должность согласно обычаям делового оборота применяется в организациях) возложены на ­предпринимателя (постановление ФАС Уральского округа от 03.03.2014 № ­Ф09-488/14).

Как правило, доказывая создание работодателем искусственной ситуации для получения средств из фонда, чиновники оценивают ­обстоятельства не по отдельности, а в их совокупности.

Судебная практика

Свернуть Показать

Арбитры отказали в возмещении пособий Фондом на основании следующих обстоятельств (постановление АС Северо-Кавказского округа от 03.09.2014 по делу № А32-618/2014 (определение ВС РФ от 24.12.2014 № 308-КГ14-455)):

• принятия работниц на должности незадолго до наступления страховых случаев;
• отсутствие экономической и производственной необходимости принятия на работу;
• принятие работниц на должности, не соответствующие их квалификации;
• отсутствие замещения должностей после ухода сотрудниц;
• отсутствие доказательств выполнения работниками трудовых функций.

Выиграли работодатели

Удовлетворяя требования предпринимателей, суды делают вывод об отсутствии у ФСС РФ правовых оснований для отказа в возмещении ­расходов по выплате пособия.

Судебная практика

Свернуть Показать

Арбитры сделали вывод об отсутствии у фонда правовых оснований для отказа в возмещении расходов на пособия по беременности и родам. Суд оценил представленные доказательства в их совокупности и взаимной связи (приказ о приеме на работу, трудовой договор, листки нетрудоспособности, платежные ведомости), установил факт реального осуществления работницей трудовой деятельности, наступление страхового случая и выплату пособия в заявленном размере. Данный вывод содержат постановления ФАС Дальневосточного округа от 29.06.2012 № ­Ф03-2676/2012 и Президиума ВАС РФ от 19.07.2011 № 282/11.

Право на возмещение страховых выплат не зависит от продолжительности работы сотрудников у работодателя.

Судебная практика

Свернуть Показать

Ссылка фонда на то обстоятельство, что А.В. Лазарева была принята на работу незадолго до наступления отпуска по беременности и родам, не может быть принята во внимание, поскольку данное обстоятельство не является основанием для отказа в заключении трудового договора. При этом право на возмещение страховых выплат не поставлено в зависимость от срока работы в определенной должности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.01.2014 № Ф07-10866/2013 ­(определение ВАС РФ от 31.03.2014 № ВАС-3273/14)).

Сотрудница Л.В. Ракова не приступила к выполнению трудовых обязанностей в связи с нахождением в отпуске по беременности и родам, что так же не является основанием для отказа в выплате пособия (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.02.2013 по делу № А79-5072/2012 (определение ВАС РФ от 09.09.2013 № ВАС-8934/13)).

При этом трудовое законодательство не обязывает страхователя обосновывать экономическую необходимость приема на работу беременной работницы.

Судебная практика

Свернуть Показать

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью. Фонд не наделен законодателем полномочиями по проверке экономической целесообразности решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности, которые в сфере бизнеса обладают самостоятельностью. Данный вывод прозвучал в постановлениях Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.11.2014 по делу № А66-8022/2013 и Арбитражного суда Северо-Западного ­округа от 24.06.2015 № Ф07-3899/2015.

Так же нормы законодательства о страховании не ставят факт выплаты пособия в зависимость от степени трудового участия сотрудника.

Судебная практика

Свернуть Показать

В данном случае работница отработала только 4 часа до ухода в отпуск по уходу за ребенком. Тем не менее фонд признан обязанным возместить пособие, выплаченное предпринимателем. Ведь в силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции РФ) предприниматель осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом законодательство не ставит факт выплаты пособия в зависимость от степени трудового участия гражданина (постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.06.2014 № Ф07-3382/2014 (определение ВС РФ от 29.07.2014 № 307-ЭС14-325)).

Подтверждением факта выполнения трудовых обязанностей могут служить должностная инструкция, табели учета рабочего времени и тому подобные документы.

Судебная практика

Свернуть Показать

В подтверждение выполнения сотрудницей трудовых обязанностей представлены: должностная инструкция; табели учета рабочего времени; штатное расписание; расчетные ведомости; расходно-кассовые ордера на выплату зарплаты; документы, подписанные работницей во время исполнения ею трудовых обязанностей. На это было указано в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 по делу № А28-8760/2013, от 22.04.2014 по делу № А28-7095/2013, от 19.03.2014 по делу № А28-1786/2013, от 21.02.2014 по делу № А82-2363/2013.

Также доказательством того, что работница действительно трудилась, могут быть соответствующие отчеты.

Судебная практика

Свернуть Показать

Арбитры указали, что имеющиеся у фонда сомнения в фактическом исполнении В.Ю. Карпухиной трудовых обязанностей носят предположительный характер. Объем работы, выполненной Карпухиной, подтвержден представленными отчетами, фактически отработанное время - табелями учета рабочего времени, выплата пособия - расходными кассовыми ордерами, расчетными ведомостями (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.08.2014 по делу № ­А32-38285/2013).

По мнению фонда, суды должны оценивать тот факт, что после наступления отпуска по беременности и родам на освободившуюся должность предприниматель не нанимает иное лицо. Следовательно, полагают чиновники, предприниматель и ранее не нуждался в указанных услугах. Между тем, исходя из позиции КС РФ, выраженной в постановлении от 24.02.2004 № 3-П, судебный контроль не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности. Ведь в силу рискового характера такой деятельности существуют объективные пределы в возможностях судов выявлять наличие в ней деловых просчетов.

Доводы фонда о том, что Ю.А. Желнина и директор общества находятся в родственных отношениях (супруги), не свидетельствуют о законности решения фонда. Действующим законодательством не установлено запретов на принятие на работу таких сотрудников (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.10.2014 по делу № А33-7/2014 (определение ВС РФ от 24.12.2014 № ­302-КГ14-6508)).

Довод фонда об установлении беременной сотруднице заработной платы в завышенном размере также может быть признан несостоятельным.

Судебная практика

Свернуть Показать

Арбитры указали на то, что в силу ст. 132 и 135 ТК РФ установление работнику размера заработной платы относится к исключительным полномочиям работодателя. Трудовое законодательство не запрещает работодателю укомплектовывать должности, предусмотренные штатным расписанием, по своему усмотрению. При этом в компетенцию фонда не входят полномочия по оценке целесообразности приема работника на работу и определению содержания его трудовой функции (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.05.2014 № Ф07-2840/2014 (определение ВАС РФ от 28.07.2014 № ВАС-9217/14)).

Выплата работнику пособия за счет заемных средств тоже не ­является основанием для отказа фонда в возмещении пособия.

Судебная практика

Свернуть Показать

Выплата работнику пособия за счет заемных средств не может ограничивать право работника на получение пособия при предоставлении им документов, содержащих достоверные сведения, являющихся основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения (постановление ФАС Поволжского округа от 06.03.2013 по делу № А65-14484/2012).

Подведем итоги

Исходя из норм законодательства, прием на работу женщины незадолго до отпуска по беременности и родам никак не должен влиять на решение о выплате «детских» пособий. Тем не менее данный факт часто влечет отказ ФСС РФ в возмещении (зачете) выплаченного работодателем пособия. Инспекторы утверждают, что формальное соответствие требованиям законодательства представленных предпринимателем документов не является основанием для возмещения ему спорных расходов.

Несогласие работодателей с позицией фонда видно из обширной судебной практики. Как правило, доказывая создание работодателем искусственной ситуации для получения средств из ФСС, чиновники оценивают обстоятельства не по отдельности, а в их совокупности. Причем порой суды при наличии похожих обстоятельств принимают абсолютно противоположные решения.

Тем не менее не все так плохо. Дадим несколько рекомендаций по аргументам и действиям, позволяющим отстоять право на возмещение пособия при наличии наиболее часто встречающихся на практике ­обстоятельств:

1. прием на работу женщины незадолго до отпуска по беременности и родам. Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью. При этом право на возмещение страховых выплат не поставлено в зависимость от ­срока работы в определенной должности;
2. прием на работу родственника. В законодательстве не прописан запрет на прием на работу таких сотрудников;
3. отсутствие у сотрудницы специальных знаний, необходимых для выполнения работы. Будет правильней подобрать такой сотруднице работу в соответствии с ее образованием и предыдущим опытом ­работы;
4. доказательствами выполнения сотрудницей трудовых обязанностей могу являться: соответствующие отчеты, должностная инструкция; табели учета рабочего времени; штатное расписание; расчетные ведомости; расходно-кассовые ордера на выплату зарплаты; документы, подписанные во время исполнения трудовых обязанностей;
5. завышенная зарплата (при условии уплаты с нее налогов и взносов). Установление работнику размера заработной платы относится к исключительным полномочиям работодателя. Однако будет лучше, если зарплата не станет выделяться на фоне оплаты труда остальных работников. Тем не менее обосновать высокий заработок можно ссылками на хорошее образование специалиста, опыт работы и необходимость его участия в трудовом процессе;
6. выплата пособия за счет заемных средств. Данный факт сам по себе не может ограничить право работника на получение пособия;
7. после наступления отпуска по беременности и родам на освободившуюся должность предприниматель не принимает иное лицо. Судебный контроль не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской ­деятельности.

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003 , предусматривающего четкие правила оформления.

Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

• наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
• указание данных автора, от имени которого подается записка;
• наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
• непосредственно текстовое содержание;
• дата написания;
• подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

Касса